Anrufe annehmen, immer
Der Assistent nimmt jeden Anruf an, parallel und ohne Warteschleife. Kein Besetztzeichen, keine Mailbox, auch um 21 Uhr oder am Sonntag.
KI-Telefonassistent
Der Mitarbeiter, der jeden Anruf annimmt. Auch sonntags um 21 Uhr.
Ein Sprachassistent, der für Ihren Betrieb ans Telefon geht: Er beantwortet Fragen, bucht Termine in Ihren Kalender und leitet dringende Fälle an Sie weiter. Sie behalten die Kontrolle, Ihre Kunden bekommen sofort eine Antwort.
Das Problem
Das Telefon klingelt immer dann, wenn Sie keine Hand frei haben.
Sie stehen auf der Leiter, am Behandlungsstuhl oder unter der Hebebühne. Der Anrufer bekommt die Mailbox, legt auf und wählt die nächste Nummer aus der Suche. Der Rückruf am Abend kommt zu spät, der Termin ist vergeben.
Kleine Betriebe verlieren Aufträge selten an bessere Wettbewerber. Sie verlieren sie an erreichbarere. Der Telefonassistent ändert genau das: Es nimmt immer jemand ab, und zwar sofort.
Typische Situationen
- Anrufe während der Arbeit am Kunden oder auf der Baustelle
- Anfragen nach Feierabend und am Wochenende
- Stoßzeiten, in denen mehrere Anrufe gleichzeitig kommen
- Immer dieselben Fragen: Öffnungszeiten, Preise, Termine
- Notfälle, die sofort zu Ihnen durchgestellt werden müssen
Was der Assistent übernimmt
Sechs Aufgaben, die Sie nicht mehr selbst erledigen müssen.
Fragen beantworten
Öffnungszeiten, Leistungen, Anfahrt, Ablauf: Der Assistent antwortet mit den Angaben, die Sie ihm geben. Was er nicht weiß, sagt er ehrlich und nimmt das Anliegen auf.
Termine buchen
Er prüft freie Zeiten in Ihrem Kalender, schlägt passende Termine vor und trägt sie ein. Der Anrufer bekommt eine Bestätigung per SMS oder E-Mail.
Anliegen aufnehmen
Name, Rückrufnummer, Anliegen, gewünschter Zeitraum: Sie bekommen eine vollständige Notiz statt einer verpassten Nummer auf dem Display.
Weiterleiten, wenn es eilt
Sie legen fest, was dringend ist. Dann stellt der Assistent direkt zu Ihnen oder Ihrem Bereitschaftskollegen durch, statt eine Nachricht aufzunehmen.
Zusammenfassen
Nach jedem Gespräch erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung per E-Mail, auf Wunsch auch in ein System, das Sie schon nutzen.
So klingt das
Ein typischer Anruf nach Feierabend.
Beispiel Kfz-Werkstatt, Dienstagabend. Links, was dabei im Hintergrund passiert, rechts das Gespräch selbst. Der Ablauf ist echt, das Gespräch hier ist simuliert und läuft nur in Ihrem Browser ab.
- 18:47Anliegen erkannt: Terminanfrage
- 18:48Freier Termin im Kalender gefunden
- 18:49Termin gebucht ✓ Bestätigung per SMS gesendet
Simulierter Beispieldialog, der nur in Ihrem Browser abläuft – es findet kein echter Anruf und keine Datenübertragung statt. Ihr Assistent wird auf Ihren Betrieb, Ihre Leistungen und Ihren Kalender eingerichtet.
Selbst ausprobieren
Hören Sie es sich an, bevor Sie sich entscheiden.
Vier Beispielbetriebe. Wählen Sie eine Branche und sprechen Sie direkt hier im Browser mit dem Assistenten.
Tippen Sie auf „Jetzt testen“. Das Gespräch startet erst mit einem weiteren Klick – vorher wird nichts verbunden.
Einrichtung
Was ich von Ihnen brauche und was ich daraus baue.
Die Einrichtung übernehme ich komplett. Sie liefern Wissen über Ihren Betrieb, ich mache daraus einen Assistenten, der so antwortet, wie Sie es tun würden.
Rufnummer
Eine neue Rufnummer oder Ihre bestehende Nummer per Rufumleitung, zum Beispiel nur bei Besetzt oder außerhalb der Öffnungszeiten.
Wissen
Ihre häufigsten Kundenfragen mit Antworten, Ihre Leistungen, Preise (falls gewünscht), Öffnungszeiten und Regeln.
Kalender
Anbindung an Google Kalender, Outlook oder Branchensoftware mit Schnittstelle. Ohne passenden Kalender richte ich einen ein.
Stimme und Ton
Sie wählen die Stimme aus mehreren Vorschlägen. Wie förmlich oder locker der Assistent spricht, legen wir gemeinsam fest.
Kennzeichnung
Der Assistent stellt sich zu Beginn als digitaler Assistent vor. Das schreibt das Gesetz vor und es sorgt für Akzeptanz.
Test und Freigabe
Sie rufen den Assistenten selbst an, prüfen Antworten und Ablauf. Erst nach Ihrer Freigabe geht er live.
Wie eine Zusammenarbeit von Anfang bis Ende abläuft, steht auf der Seite Ablauf.
Datenschutz und Recht
KI am Telefon, nach deutschen Regeln.
Ihre Kundendaten sind Vertrauenssache. Deshalb gehören diese Punkte zu jeder Einrichtung dazu.
Datenschutz nach DSGVO
Es werden nur die Daten verarbeitet, die für das Anliegen nötig sind. Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag und Textbausteine für Ihre Datenschutzhinweise.
Verarbeitung in der EU auf Wunsch
Standardmäßig arbeite ich mit etablierten Anbietern unter Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Betriebe mit besonders sensiblen Daten richte ich die Verarbeitung auf EU-Servern ein.
Kennzeichnung nach KI-Verordnung
Anrufer erfahren zu Beginn, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen, wie es die europäische KI-Verordnung vorsieht. Wer einen Menschen möchte, bekommt ihn.
Laufende Prüfung
Recht und Technik ändern sich. Im Rahmen der Betreuung prüfe ich Ihren Assistenten regelmäßig auf Datenschutz, Kennzeichnung und Gesprächsqualität.
Branchen
Wie das in Ihrem Betrieb aussieht.
Für jede Branche eine eigene Seite mit typischen Anrufen und Beispieldialog.
Schlüsseldienst
Der Assistent erkennt den Notfall, fragt Adresse, Stockwerk, Türart und Rückrufnummer ab und übergibt den Fall sofort an Sie oder den Bereitschaftskollegen.
Zur Seite SchlüsseldienstKosmetikstudio
Der Assistent kennt Ihre Behandlungen mit Dauer, prüft freie Zeiten im Kalender und bucht direkt, mit Bestätigung per SMS oder E-Mail.
Zur Seite KosmetikstudioImmobilienmakler
Der Assistent bestätigt, ob ein Objekt noch verfügbar ist, beantwortet Fragen aus dem Exposé und bucht Besichtigungstermine in Ihre freien Zeitfenster.
Zur Seite ImmobilienmaklerKfz-Werkstatt
Der Assistent fragt Fahrzeug, Kennzeichen und Anliegen ab, kennt die von Ihnen hinterlegten Zeitbedarfe und bucht in den nächsten freien Werkstattplatz.
Zur Seite Kfz-WerkstattHandwerk
Der Assistent stellt die richtigen Fragen und erkennt, ob es eilt. Notfälle werden durchgestellt, Angebotsanfragen strukturiert aufgenommen.
Zur Seite HandwerkHäufige Fragen
Fragen zum Telefonassistenten.
Entweder bekommt der Assistent eine eigene Rufnummer, die Sie auf Website und Karte angeben, oder Ihre bestehende Nummer wird per Rufumleitung eingebunden, zum Beispiel nur bei Besetzt, nach dem dritten Klingeln oder außerhalb der Öffnungszeiten. Sie behalten die Kontrolle.
Ja. Sie legen fest, in welchen Fällen weitergeleitet wird, zum Beispiel bei Notfällen oder wenn der Anrufer ausdrücklich einen Menschen wünscht, und an welche Nummer. Ist niemand erreichbar, nimmt er das Anliegen auf.
Er prüft freie Zeiten in Ihrem Kalender, schlägt dem Anrufer passende Zeiten vor und trägt den Termin ein. Der Anrufer bekommt eine Bestätigung per SMS oder E-Mail, Sie sehen den Termin sofort im Kalender.
Eine kurze Zusammenfassung mit Anliegen, Kontaktdaten und, falls gebucht, dem Termin. Per E-Mail, oder auf Wunsch in ein System, das Sie bereits nutzen.
Der Betrieb wird mit einem festen monatlichen Betrag abgerechnet, in dem ein Kontingent an Gesprächsminuten enthalten ist. Darüber hinaus wird nach Minuten abgerechnet. Die genauen Werte stehen in Ihrem Angebot.
Vor dem Start testen Sie ihn ausführlich. Nach dem Start höre ich in den ersten Wochen Gespräche gegen und justiere nach. Fehler, die auftreten, werden korrigiert. Der Assistent lernt nicht eigenständig etwas dazu, was Sie nicht freigegeben haben.
Passt dazu: Website-Chatbot für schriftliche Anfragen und Websites, die Anfragen sauber aufnehmen.
Hören Sie Ihren Assistenten, bevor Sie sich entscheiden.
Im Erstgespräch zeige ich Ihnen den Assistenten live mit Ihren Inhalten und sage ehrlich, was für Ihren Betrieb sinnvoll ist.
Kostenlos und unverbindlich · per Telefon oder Video · kein technisches Wissen nötig